Interesų konfliktas viešuosiuose pirkimuose nebūtinai prasideda nuo akivaizdaus susitarimo ar asmeninės naudos. Dažniau jis atsiranda paprastesnėse situacijose: komisijos narys vertina buvusio darbdavio pasiūlymą, pirkimą rengia asmuo, kurio artimasis dirba pas tiekėją, arba sprendimą priima žmogus, palaikantis glaudžius verslo ryšius su vienu dalyviu.

Esminis klausimas yra ne tai, ar sprendimas iš tiesų buvo palankus konkrečiam tiekėjui. Svarbu, ar asmeninis interesas gali paveikti nešališkumą arba sukurti pagrįstą abejonę dėl jo. Todėl saugiausia reakcija nėra tylėti ir tikėtis, kad niekas nepastebės. Reikia ryšį įvardyti, užfiksuoti ir nusišalinti nuo sprendimo, kai to reikia.

Kas yra interesų konfliktas viešuosiuose pirkimuose?

Interesų konfliktas atsiranda tada, kai pirkimo procedūrose dalyvaujančio asmens privatus interesas gali turėti įtakos jo pareigų vykdymui. Viešajame pirkime tai gali būti perkančiosios organizacijos vadovas, pirkimo iniciatorius, techninės specifikacijos rengėjas, pirkimų komisijos narys, ekspertas ar kitas asmuo, galintis paveikti rezultatą.

Privatus interesas nebūtinai reiškia pinigus, jau gautus į sąskaitą. Tai gali būti šeimos ryšiai, draugystė, buvęs darbas, akcijos įmonėje, paskola, narystė valdymo organe, planuojamas įsidarbinimas ar kitos aplinkybės. Vertinamas ir asmens interesas, ir artimų jam žmonių interesai.

Viešųjų pirkimų srityje rizika ypač didelė, nes sprendimai lemia viešųjų lėšų panaudojimą ir tiekėjų galimybes konkuruoti. Net gerai parengtas pirkimas praranda patikimumą, jei jo sąlygas ar pasiūlymus vertino su vienu dalyviu susijęs asmuo. Skaidrumui neužtenka sąžiningų ketinimų. Turi būti įmanoma pagrįsti, kad sprendimas priimtas nešališkai.

Lietuvos praktikoje pareiga vengti konflikto siejama su privačių interesų deklaravimu ir tinkamu nusišalinimu. Viešųjų pirkimų taisyklės taip pat reikalauja, kad perkančioji organizacija imtųsi priemonių konfliktams nustatyti, pašalinti arba suvaldyti. Europos Sąjungos viešųjų pirkimų direktyva interesų konfliktą sieja su tiesioginiu ar netiesioginiu finansiniu, ekonominiu ar kitu asmeniniu suinteresuotumu, galinčiu pakenkti procedūros nešališkumui.

Dažniausios interesų konflikto situacijos viešuosiuose pirkimuose

Aiškiausia situacija yra artimas ryšys su tiekėju. Pavyzdžiui, komisijos narės sutuoktinis dirba įmonėje, pateikusioje pasiūlymą. Net jei sutuoktinis nedalyvavo rengiant pasiūlymą ir komisijos narė nėra pažadėjusi jam jokios naudos, ryšys turi būti atskleistas. Ji neturėtų vertinti pasiūlymo, aiškinti sąlygų ar daryti įtakos kitiems komisijos nariams.

Rizikingi ir verslo ryšiai. Tarkime, pirkimo iniciatorius turi tiekėjo akcijų, yra jo kreditorius, konsultuoja susijusią bendrovę arba kartu su tiekėjo vadovu valdo kitą įmonę. Tokiais atvejais asmeninė finansinė nauda gali būti tiesioginė, tačiau problema neišnyksta ir tada, kai nauda tik galima ateityje.

Buvę darbo santykiai reikalauja konteksto, o ne automatinės išvados. Vien faktas, kad žmogus prieš daug metų dirbo didelėje įmonėje, savaime neparodo konflikto. Kitaip vertinama, jei jis neseniai ėjo vadovaujamas pareigas, palaiko profesinius ryšius su pasiūlymą rengusiais kolegomis arba derasi dėl grįžimo į tą įmonę. Kuo ryšys naujesnis ir glaudesnis, tuo svarbiau jį atskleisti.

Ne visi ryšiai yra tiesioginiai. Komisijos narys gali nebūti susijęs su pasiūlymą pateikusiu tiekėju, bet jo artimasis gali vadovauti subrangovui. Techninę specifikaciją gali rengti išorės ekspertas, anksčiau konsultavęs vieną iš rinkos dalyvių. Kartais sąlygos parengiamos taip tiksliai, kad realiai jas atitinka vienas konkretus sprendimas. Vien techninis konkretumas dar nėra interesų konfliktas, tačiau jis turėtų paskatinti patikrinti, kas rengė reikalavimus ir kokius ryšius turi su rinka.

Draugystė savaime nėra lengvai pamatuojama, todėl jos nereikia nei dramatizuoti, nei nutylėti. Atsitiktinė pažintis profesiniame renginyje ir ilgalaikė artima draugystė nėra tas pats. Jei žmogus abejoja, ar ryšys gali sukelti pagrįstų klausimų dėl jo nešališkumo, geriau apie jį pranešti atsakingam vadovui ar pirkimą organizuojančiam asmeniui.

Kaip atpažinti interesų konfliktą: žingsniai ir patarimai

Vertinimą verta pradėti prieš gaunant pasiūlymus. Tuomet paprasčiau pakeisti komisijos sudėtį, paskirti kitą specifikacijos rengėją ar atskirti darbuotoją nuo konkrečių sprendimų. Konfliktą pastebėti tik po laimėtojo paskelbimo yra brangiau ir organizacijai, ir pirkimo dalyviams.

Prieš imantis užduoties naudinga sau atsakyti į kelis konkrečius klausimus:

  • Ar aš, mano sutuoktinis, partneris, artimasis ar su manimi susijęs asmuo turi ryšį su galimu tiekėju ar subrangovu?
  • Ar turiu finansinį interesą, akcijų, skolinių santykių, papildomą darbą ar planų įsidarbinti įmonėje, kuri gali dalyvauti pirkime?
  • Ar anksčiau dirbau, konsultavau arba kitaip atstovavau galimam dalyviui?
  • Ar mano sprendimas gali suteikti konkrečiai įmonei pranašumą prieš konkurentus?
  • Ar pašaliniam stebėtojui mano dalyvavimas atrodytų nešališkas?

Paskutinis klausimas dažnai yra naudingiausias. Žmogus gali būti įsitikinęs, kad ryšys jo neveiks. Vis dėlto viešajame pirkime svarbi ne tik vidinė nuostata, bet ir procedūros patikimumas. Jei situaciją reikėtų ilgai aiškinti žurnalistui, konkurentui ar kontrolę atliekančiam asmeniui, tai ženklas, kad ją reikia įvertinti atidžiau.

Riziką patogu skirstyti pagal tris dalykus: ryšio pobūdį, asmens įtaką ir konkretaus sprendimo svarbą. Artimojo darbas pas tiekėją yra reikšmingesnis, kai darbuotojas vertina būtent to tiekėjo pasiūlymą. Dar didesnė rizika kyla, jei tas pats asmuo dar ir rengė pirkimo sąlygas. Keli mažesni ryšiai kartu gali sudaryti rimtą problemą.

Abejonė nėra priežastis laukti. Apie galimą konfliktą reikia pranešti iš karto, kai aplinkybė paaiškėja. Pranešimas neturi būti kaltinimas nei sau, nei kitam žmogui. Tai procedūrinis veiksmas, leidžiantis organizacijai priimti sprendimą dėl nusišalinimo ir palikti aiškų dokumentinį pėdsaką.

Privačių interesų deklaracija nėra vien formalus langelis sistemoje. Ji padeda iš anksto matyti ryšius, tačiau konkrečiame pirkime gali reikėti ir atskiro nusišalinimo. Plačiau apie pačią deklaraciją verta pasitikrinti privačių interesų deklaracijos pildymo gairėse.

Kokios pasekmės už nedeklaruotą ar nesuvaldytą interesų konfliktą?

Pasekmės priklauso nuo pareigų, konkretaus ryšio, asmens veiksmų ir poveikio pirkimui. Tačiau klaida dažnai kainuoja daugiau nei laiku atliktas nusišalinimas. Konflikto slėpimas gali lemti tarnybinį ar drausminį vertinimą, atsakomybę pagal taikomas taisykles ir kitus sprendimus, susijusius su asmens pareigomis.

Pirkimui rizika taip pat apčiuopiama. Jei interesų konfliktas galėjo paveikti procedūrą, gali tekti iš naujo vertinti sprendimus, taisyti procedūrą, nutraukti pirkimą arba ginčyti jo rezultatą. Kartais pakanka pašalinti susijusį asmenį ir tinkamai dokumentuoti tolesnius veiksmus. Tačiau ne viską galima pataisyti vėliau, ypač kai tas asmuo jau turėjo prieigą prie konfidencialios informacijos ar formavo pirkimo sąlygas.

Reputacinė žala lieka ilgiau nei vienas procedūrinis sprendimas. Perkančiajai organizacijai tenka aiškintis tiekėjams, visuomenei ir savo steigėjams. Tiekėjui gali kilti abejonių, ar jis laimėjo dėl pasiūlymo kokybės, ar dėl ryšių. Pačiam darbuotojui net ir neįrodžius tyčios gali būti sunku susigrąžinti pasitikėjimą.

Svarbi riba yra tarp konflikto turėjimo ir jo slėpimo. Žmonės turi artimųjų, ankstesnių darboviečių ir profesinių ryšių. Tai normalu. Problema atsiranda tada, kai ryšys neatskleidžiamas, nors asmuo dalyvauja sprendime, kuriam tas ryšys gali turėti reikšmės.

Kaip tinkamai deklaruoti ir valdyti interesų konfliktą viešuosiuose pirkimuose?

Pradėkite nuo rašytinio pranešimo. Jame trumpai ir tiksliai nurodykite faktus: su kuo sieja ryšys, koks jis yra, kokiame pirkimo etape jis paaiškėjo ir kokiose užduotyse dalyvaujate. Nereikia spėlioti apie galimą pažeidimą ar vertinti savo kaltės. Organizacijai reikia pakankamos informacijos sprendimui priimti.

Pranešimas teikiamas pagal organizacijos nustatytą tvarką, paprastai tiesioginiam vadovui, pirkimų komisijos pirmininkui ar kitam už procedūrą atsakingam asmeniui. Jei asmuo yra komisijos narys, vien pasakyti kolegoms per posėdį nepakanka. Nusišalinimas ir sprendimas dėl jo turėtų būti aiškiai užfiksuoti pirkimo dokumentuose.

Nusišalinimas reiškia daugiau nei nebalsavimą. Susijęs asmuo neturėtų rengti techninės specifikacijos, vertinimo kriterijų ar atsakymų tiekėjams. Jis neturėtų dalyvauti vidinėse diskusijose apie pasiūlymus, matyti konfidencialių duomenų ar neformaliai patarinėti kolegoms. Kitaip tariant, reikia pašalinti ne tik balsą, bet ir galimybę daryti įtaką.

Jeigu konfliktas paaiškėja jau vykstant pirkimui, veiksmų seka paprasta: sustabdyti savo dalyvavimą toje dalyje, pranešti, užfiksuoti aplinkybes ir leisti organizacijai nuspręsti dėl tolesnių priemonių. Tai gali būti kito darbuotojo paskyrimas, ankstesnių veiksmų peržiūra ar papildomas procedūros dokumentavimas. Sprendimo mastas priklauso nuo to, ką susijęs asmuo jau spėjo padaryti.

Tiekėjams galioja panaši praktinė taisyklė. Jei jie pastebi galimą šališkumą, verta remtis patikrinamais faktais ir procedūroje numatyta tvarka kelti klausimą kuo anksčiau. Nepagrįsti įtarimai nepadeda, tačiau konkretūs duomenys apie ryšį, asmens vaidmenį ir pirkimo etapą leidžia situaciją įvertinti dalykiškai. Kai reikia susisteminti savo veiksmus, gali padėti ir interesų konflikto deklaravimo žingsniai.

Geriausia prevencija yra nuosekli: prieš pirkimą patikrinti ryšius, procedūros pradžioje surinkti reikalingas deklaracijas, prireikus pakeisti sprendimą priimantį asmenį ir visus svarbius veiksmus dokumentuoti. Tokia tvarka saugo ne tik organizaciją. Ji apsaugo ir darbuotoją nuo situacijos, kurioje vėliau tenka aiškinti, kodėl akivaizdų ryšį jis nutylėjo.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kokios situacijos laikomos interesų konfliktu viešuosiuose pirkimuose?
Dažniausiai tai šeimos, asmeniniai ar verslo ryšiai su tiekėju, finansinis suinteresuotumas, neseni darbo santykiai, konsultavimo veikla ar planuojamas įsidarbinimas. Vertinamas ryšio konkretumas ir galimybė daryti įtaką pirkimui.

Ką daryti, jei kyla abejonių dėl interesų konflikto?
Nelaukite pirkimo pabaigos. Raštu informuokite už procedūrą atsakingą asmenį, nurodykite faktines aplinkybes ir iki sprendimo nedalyvaukite su tuo klausimu susijusiuose veiksmuose.

Kokios pasekmės gresia už nedeklaruotą interesų konfliktą?
Gali būti vertinama asmens tarnybinė ar drausminė atsakomybė, o pirkimo procedūra gali būti peržiūrėta, ginčijama ar nutraukta. Taip pat nukenčia darbuotojo ir organizacijos reputacija.

Kaip tinkamai deklaruoti interesų konfliktą viešuosiuose pirkimuose?
Reikia raštu nurodyti ryšį, jo pobūdį ir savo vaidmenį pirkime, informuoti atsakingą asmenį bei nusišalinti nuo susijusių sprendimų. Vien bendro pobūdžio žodinio perspėjimo nepakanka.

Ar reikia deklaruoti interesų konfliktą, jei ryšys labai netolimas?
Ne kiekviena pažintis sukuria konfliktą. Vis dėlto, jei ryšys gali kelti pagrįstų abejonių dėl nešališkumo arba susijęs asmuo turi reikšmingą vaidmenį pirkime, aplinkybę verta atskleisti ir leisti ją įvertinti organizacijai.